3 Komponen Penting Yang Tidak Boleh Diabaikan Dalam Press Release

Membuat press release yang baik adalah menempatkan posisi pada sudut pandang seorang jurnalis. Sebab pihak media lah yang menjadi pembaca pertama press release yang kamu buat dan sekaligus menjadi penentu apakah press release yang kamu buat layak untuk ditampilkan kepada masyarakat. Oleh sebab itu sangat penting untuk memasukkan semua informasi inti yang akan kamu sampaikan. Selain itu, menulis menggunakan bahasa yang sesuai dengan aturan jurnalistik akan mengecilkan risiko press release kekurangan informasi.

Bagi kamu yang berencana untuk menulis press release sebagai tuntutan pekerjaan dan baru pertama kali membuat press release, kamu perlu mengetahui bahwa ada beberapa komponen penting yang dibutuhkan oleh pihak redaksi agar mereka dapat menerbitkan press release yang kamu buat. Di halaman ini akan dijelaskan 3 komponen penting tersebut.

Profil Perusahaan Yang Lengkap

Profil perusahaan yang lengkap dapat membantu pihak jurnalis untuk mengenali identitas perusahaan dan apa yang telah dilakukan oleh perusahaan. Kamu wajib mencantumkan nama perusahaan, bidang, pelayanan, serta visi misi perusahaan. Siapa partner serta investor perusahaan juga penting untuk dicantumkan. Biasanya jurnalis akan menggali lebih jauh isi press release dan mengaitkannya dengan sudut pandang yang sesuai dengan pembaca

Informasi Kontak Person yang Jelas

Hal yang dianggap remeh ini memiliki dampak yang sangat penting untuk kelanjutan kegiatan relasi jangka panjang. Jangan lupa untuk mencantumkan kontak yang dapat dihubungi kapan saja oleh jurnalis. Sebab penggunaan media chat saja tidaklah cukup. Terkadang para jurnalis tidak hanya menanti berita dari perusahaan, tetapi juga mencari materi dan referensi sebagai bahan untuk membuat tulisan. Kontak yang dicantumkan sebaiknya adalah kontak perwakilan relasi publik atau humas. Jika tidak memungkinkan, kamu dapat mencantumkan kontak pihak tertinggi yang relevan mengenai press release tersebut.

Resolusi Gambar yang Baik

Gambar merupakan komponen penting yang dapat memperkaya informasi pada press release. Informasi yang lengkap berupa gambar haruslah memiliki resolusi yang tinggi. Media digital menginginkan gambar dengan resolusi yang tinggi tetapi memiliki ukuran file yang tidak terlalu besar. Sebab ukuran file yang terlalu besar akan mengganggu kecepatan proses pengunggahan pada situsnya. Hal ini berdampak pada ketidaknyamanan pembaca artikel yang menunggu terlalu lama proses load karena ukuran file yang terlalu besar atau malah tidak dapat melihat gambar yang dicantumkan.

Informasi yang disajikan dalam press release haruslah dicantumkan selengkap-lengkapnya. Tetapi jika ketiga komponen di atas tidak disertakan, penerbitan press release oleh jurnalis pun tidak akan berjalan mulus. Oleh karena itu, jangan mengabaikan komponen-komponen ini, ya!

Cara Agar Press Release Yang Kamu Buat Dapat Tepat Sasaran

Press release bisa dikategorikan sebagai berita karena mengandung informasi. Praktisi humas pada sebuah perusahaan biasanya membuat press release untuk memberikan informasi kepada masyarakat, tetapi melalui media massa. Meskipun digolongkan sebagai berita, press release memiliki tujuan tertentu. Sebut saja untuk memberikan informasi terbaru tentang produk, promosi, keputusan atau kebijakan dalam perusahaan tersebut dan bahkan bertujuan untuk membentuk citra perusahaan atau lembaga.

Untuk menyampaikan tujuan tersebut, press release kemudian dirasa paling cocok digunakan alat paling umum yang digunakan antara media dan sumber berita. Press release banyak digunakan karena dapat membangun persepsi dan reputasi yang diinginkan kepada masyarakat sebagai audience. Tetapi sebenarnya press release tidak selalu berbentuk berita, lho! Press release bisa saja berbentuk peringatan media maupun pernyataan pers.

Sebelum membuat press release, ada baiknya kamu memperhatikan hal-hal berikut ini agar press release yang kamu buat dapat tepat sasaran dan informasinya dapat tersampaikan dengan baik.

Mengidentifikasi Sasaran dan Media

Sebelum kamu membuat press release, kamu harus menentukan terlebih dahulu target yang akan kamu berikan informasi. Kepada siapa press release tersebut akan tersampaikan. Selain itu identifikasi juga media mana yang akan kamu pilih untuk kamu kirimkan press release tersebut. Dengan demikian, tujuan pembuatan press release akan lebih mudah tercapai.

Menentukan Isi Dari Press Release

Isi dari press release bisa dikatakan sebagai jantung. Semua informasi yang akan kamu sampaikan harus singkat dan padat tetapi cukup jelas untuk dapat dipahami. Isi dari press release harus mengandung informasi berupa 5W1H, yang mana harus menjelaskan apa peristiwa yang terjadi dalam press release tersebut, siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut, kapan peristiwa tersebut, mengapa peristiwa tersebut terjadi, dimana peristiwa tersebut terjadi dan bagaimana peristiwa tersebut terjadi. Hindari kalimat atau paragraf yang bertele-tele dan mengandung kalimat kosong. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam penyampaian juga harus sesuai EYD.

Memperhatikan Format Press Release

Umumnya penulisan press release menggunakan format piramida terbalik dimana semua inti dan unsur berita diletakkan paling awal sebagai head news dan kemudian disusul dengan berita-berita atau informasi penunjang lainnya. Hal ini penting dilakukan agar jika pihak redaksi menilai press release yang dibuat terlalu panjang, pihak redaksi dapat memotongnya tanpa menghilangnya intisari informasi.

Mengirimkan Press Release

Setelah kamu selesai membuat press release dan telah melalukan pengecekan kembali dan mendapatkan konfirmasi dari atasan atau pihak terkait, kamu bisa langsung mengirimkan press release tersebut kepada pihak media. Dan pastikan kamu mengirimkannya sebelum deadline dan kamu harus memastikan bahwa press release telah diterima oleh media yang bersangkutan.

Demikian beberapa cara yang bisa coba kamu terapkan agar press release yang kamu buat dapat sampai kepada orang yang kamu inginkan. Kamu juga dapat mencoba beberapa tools aplikasi berbasis web. Semoga bermanafaat!